Главная › Новости

Самоорганизация в outlook — Живой Журнал Дистанции

Опубликовано: 07.10.2017

Тем, кто получает большое количество почты на outlook посвящается

Outlook Magic: Самоорганизация с помощью Outlook’а

 

По характектеру работы мне львиную долю времени приходится проводить в Outlook'е, отвечать на письма, писать свои собственные, выискивать среди уже написанного и полученного крупицы информации. Так или иначе, но Outlook включен всегда и содержит огромное число лишь частично структурированной информации. Ряд моих советов далее могут показаться очевидными, ряд, возможно, не совсем, наиболее эффективны они при применении вместе.

Шаг 1-й. Структуризация

Предварительно разделите всю входящую почту на несколько отдельных областей. Например, если вы работает в проектной IT организации, то проще всего использовать проектную структуру. Также можно наверняка выделить несколько общих тем, например, “Офис”, “Общие рассылки”, “Комментарии ЖЖ”.

После чего для каждой такй области создаёте папку внутри папки “Входящие”. Папки создаются переходом на корневую папку, потом нажатием Ctrl + Shift + E или щелчком правой кнопки мыши на корневой папки и выбору пункта меню “Создать папку”. При создании надо в качестве содержимого папки оставить выбор “Элементы типа Почта”.

Как только к Вам будет приходить почта на любую из этих тем просто перетаскивайте её мышью в папку к теме данного письма.

И так с каждым письмом. Несколько трудоёмко? Вот для этого уже и существует шаг-2.

Шаг 2-й. Правила

Пожалуй одна из наиболее мощных возможностей Outlook'а - это правила. Значительную часть усилий по перетаскиванию почты по тематике можно осуществлять автоматически. Достаточно лишь аккуратно настроить правила по фильтрации почты. Например, все письма от комментариев ЖЖ приходят с фиксированного адреса . У меня они автоматически сохраняются в папку LJ, достаточно было лишь добавить правило по переносу писем туда если адресатом является [email protected] .

Большинство проектов не связано между собой, поэтому можно с большой уверенностью сказать что настроив правило с переносом письма в определённую папку если там встречается название абрревиатуры этого проекта, достаточно редко вызывает ошибки которые быстро разрешаются простым переносом.